Politique sur la conservation et la destruction des renseignements personnels

La présente Politique sur la conservation et la destruction des renseignements personnels s’applique à Construction Vision DR Inc. et à Vision DR Inc. (ci-après le « Groupe Vision DR »).

Conservation

Dossiers actifs : tous les dossiers actifs de nos clients sont conservés dans les locaux de l’entreprise, lequel constitue le domicile professionnel. 

Dossiers fermés : tous les dossiers fermés sont conservés pour la durée prévue au calendrier de conservation (annexe A). Un dossier est considéré fermé au moment où le client cesse de requérir les services de Groupe Vision DR ou que ce dernier a payé l’ensemble des factures émises.  

Dossier des anciens employés : tous les dossiers des anciens employés sont conservés pour la durée prévue au calendrier de conservation (annexe A). Un dossier d’employé est considéré fermé à partir du moment où l’employé cesse de travailler pour le Groupe Vision DR et qu’une cessation d’emploi a été émise. 

Tant les dossiers actifs que les dossiers fermés doivent être conservés de manière sécuritaire avec des mesures de protection appropriées et ne doivent pas être accessibles par des personnes non autorisées. Les dossiers peuvent être conservés ou archivés en format papier ou par format technologique.

Pour les documents de comptabilité, les récépissés imprimés devraient être numérisés ou photocopiés, car ils s’altèrent avec le temps. Les relevés bancaires devraient être imprimés ou numérisés, car la plupart des institutions financières les rendent disponibles sur leur site Web avec certaines autres pièces, mais souvent pour une période plus courte que les délais exigés. 

Destruction

Les documents et les dossiers peuvent être détruits après l’expiration du délai prévu au calendrier de conservation. Lorsque des dossiers ou des documents conservés sur support technologique sont supprimés, il faut que les précautions soient prises pour assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels. 

Plusieurs méthodes de destruction peuvent être utilisées :

• Support papier : déchiqueteuse (idéalement transversale) et si les renseignements sont très confidentiels, il faut également procéder à l’incinération des documents; 

• Support numérique réutilisable (clé USB, CD, disque dur d’ordinateur, etc. qui seront réutilisés): formatage, réécriture, déchiquetage numérique;

• Support numérique non réutilisable (clé USB, CD, disque dur, etc. qui ne seront pas réutilisés) : destruction physique, démagnétisation des disques durs ;

• Machines contenant des disques durs (photocopieur, numériseur, imprimante, etc.) : écrasement des informations sur le disque dur ou disque dur enlevé et détruit lorsque les machines sont remplacées.

Anonymisation

Il est possible de conserver des renseignements anonymisés pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. Un renseignement est anonymisé lorsqu’il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement la personne physique concernée par les renseignements personnels.

Le processus utilisé doit garantir l’impossibilité de réidentification d’une personne physique par tout type de moyen technologique. Les renseignements anonymisés doivent être selon les critères et les modalités déterminées par règlement du gouvernement. 

ANNEXE A

Calendrier de conservation